Bienvenue dans ce chapitre sur les documents commerciaux !
Tout au long de la vie de l’unité commerciale, des documents commerciaux sont utilisés pour justifier et sécuriser des opérations commerciales. De plus, ces documents sont importants pour l’établissement d’une bonne relation commerciale.
Voici donc ce que vous aller découvrir tout au long de cet article :
- Documents commerciaux : Infographie
- Quelles sont les mentions obligatoires en matière de documents commerciaux ?
- Quels sont les principaux documents commerciaux ?
- Conclusion
Documents commerciaux : Infographie
Voici pour commencer cet article, ce magnifique schéma qui montre l’ensemble des principaux documents commerciaux qui sont utilisés au sein de l’unité commerciale.
Quelles sont les mentions obligatoires en matière de documents commerciaux ?
Mais oui, que dit la loi concernant les documents commerciaux ? En fait, il existe de nombreux articles issus du code de commerce dont les deux suivants que je vais reprendre du site officiel Légifrance.
En ce qui concerne l’ensemble des documents commerciaux, l’article R123-237 stipule :
Toute personne immatriculée indique sur ses factures, notes de commande, tarifs et documents publicitaires ainsi que sur toutes correspondances et tous récépissés concernant son activité et signés par elle ou en son nom :
1° Le numéro unique d’identification de l’entreprise délivré conformément à l’article D. 123-235 ;
2° La mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée ;
3° Le lieu de son siège social ;
4° Le cas échéant, qu’elle est en état de liquidation ;
5° Si elle est une société commerciale dont le siège est à l’étranger, outre les renseignements mentionnés aux 3° et 4°, sa dénomination, sa forme juridique et le numéro d’immatriculation dans l’Etat où elle a son siège, s’il en existe un ;
6° Le cas échéant, la qualité de locataire-gérant ou de gérant-mandataire ;
7° Si elle est bénéficiaire d’un contrat d’appui au projet d’entreprise pour la création ou la reprise d’une activité économique au sens du chapitre VII du titre II du livre Ier du code de commerce, la dénomination sociale de la personne morale responsable de l’appui, le lieu de son siège social, ainsi que son numéro unique d’identification ;
8° Si elle a constitué un patrimoine affecté en application de l’article L. 526-6, l’objet de l’activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté et la dénomination utilisée pour l’exercice de l’activité professionnelle incorporant son nom ou nom d’usage précédé ou suivi immédiatement des mots : » entrepreneur individuel à responsabilité limitée » ou des initiales : » EIRL « .
Toute personne immatriculée indique en outre sur son site internet la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée, ainsi que des renseignements mentionnés aux 1°,3°,5° et 8°.
La source de cet article se trouve ici.
Un autre article très intéressant se trouve également sur ce même site et concerne plus particulièrement les factures.
Il s’agit de l’article L441-3 que je reprends ci-dessous :
I.-Une convention écrite conclue entre le fournisseur, à l’exception des fournisseurs de produits mentionnés à l’article L. 443-2, et le distributeur ou le prestataire de services mentionne les obligations réciproques auxquelles se sont engagées les parties à l’issue de la négociation commerciale, dans le respect des articles L. 442-1 à L. 442-3. Cette convention est établie soit dans un document unique, soit dans un ensemble formé par un contrat-cadre et des contrats d’application.
II.-Sans préjudice des articles L. 442-1 à L. 442-3, tout avenant à la convention mentionnée au I fait l’objet d’un écrit qui mentionne l’élément nouveau le justifiant.
III.-La convention mentionnée au I fixe, aux fins de concourir à la détermination du prix convenu, les obligations suivantes :
1° Les conditions de l’opération de vente des produits ou des prestations de services, y compris les réductions de prix, et le cas échéant les types de situation dans lesquelles et les modalités selon lesquelles des conditions dérogatoires de l’opération de vente sont susceptibles d’être appliquées ;
2° Les services de coopération commerciale, propres à favoriser la commercialisation des produits ou services du fournisseur, que le distributeur ou le prestataire de service lui rend, ne relevant pas des obligations d’achat et de vente, en précisant l’objet, la date prévue, les modalités d’exécution, la rémunération de ces services ainsi que les produits ou services auxquels ils se rapportent et la rémunération globale afférente à l’ensemble de ces obligations ;
3° Les autres obligations destinées à favoriser la relation commerciale entre le fournisseur et le distributeur ou le prestataire de services, en précisant pour chacune l’objet, la date prévue et les modalités d’exécution, ainsi que la rémunération ou la réduction de prix globale afférente à l’ensemble de ces obligations.
IV.-La convention mentionnée au I est conclue pour une durée d’un an, de deux ans ou de trois ans, au plus tard le 1er mars de l’année pendant laquelle elle prend effet ou dans les deux mois suivant le point de départ de la période de commercialisation des produits ou des services soumis à un cycle de commercialisation particulier. Lorsqu’elle est conclue pour une durée de deux ou de trois ans, elle fixe les modalités selon lesquelles le prix convenu est révisé. Ces modalités peuvent prévoir la prise en compte d’un ou de plusieurs indicateurs disponibles reflétant l’évolution du prix des facteurs de production.
V.-Le fournisseur communique ses conditions générales de vente au distributeur dans un délai raisonnable avant le 1er mars ou, pour les produits ou services soumis à un cycle de commercialisation particulier, avant le point de départ de la période de commercialisation.
NOTA :Aux termes de l’article 5 de l’ordonnance n° 2019-359 du 24 avril 2019 :
I. – Les dispositions du II de l’article L. 441-3 du code de commerce, dans leur rédaction résultant de la présente ordonnance, sont applicables à toute convention en cours d’exécution à la date d’entrée en vigueur de cette ordonnance, à compter de cette date.
II. – Sans préjudice des dispositions du I de l’article 5, pour les conventions en cours à la date d’entrée en vigueur de la présente ordonnance dont la durée est supérieure à un an, l’article L. 441-3 dans sa rédaction résultant de cette ordonnance s’appliquent à compter du 1er mars 2020.
III. – Les dispositions de l’article L. 441-3 relatives aux factures restent applicables, dans leur rédaction antérieure à l’entrée en vigueur de la présente ordonnance, aux factures émises avant le 1er octobre 2019.
La source de cet article se trouve à cette adresse.
Dans la partie qui suit, nous allons voir de manière précise chaque document commercial concerné par l’unité commerciale.
Quels sont les principaux documents commerciaux ?
Les principaux documents commerciaux sont :
Les conditions générales de vente (CGV)
Les CGV doivent être établies en amont de toute relation commerciale. Elles sont d’une grande importance puisqu’elles déterminent les les droits et obligations de chaque partie du contrat.
La rédaction des conditions générales de vente n’est pas obligatoire entre professionnels, mais bien entendu, elle est fortement conseillée.
Les CGV, qu’est-ce que c’est ?
Les conditions générales de vente est un document établi par le fournisseur dans le but de fixer les règles contractuelles et d’établir de bonnes relations commerciales avec le client.
La consultation des conditions générales de vente avant de réaliser toute opération commerciale permet de renseigner le client sur les conditions de l’opération en question. Elles s’appliquent à tous les clients de l’unité commerciale.
Les conditions générales de vente d’une entreprise spécialisée dans la revente de meubles sera différente d’une entreprise qui exerce une activité de prestation de services.
À quoi servent les CGV ?
En fonction de la nature de la relation commerciale, des règles légales différentes s’appliquent selon que l’unité commerciale exerce son activité avec un professionnel ou alors avec un particulier.
Le client est un consommateur
L’article L111-1 du code de la consommation précise que le vendeur doit informer le client de ses obligations comme le paiement du prix, le respect du délais de paiement ainsi que les modes de paiement.
Cet article précise également les éléments suivants :
- les conditions de retours
- les conditions de remboursement
- le délai de rétractation
- le délai de livraison
Toutes ces informations doivent être en possession du client avant la signature d’un éventuel contrat de vente ou de prestation de services.
Le client est un professionnel
L’article L441-1 du code de commerce précise l’ensemble des règles des conditions générales de vente entre professionnels. Ainsi, l’article précise les modalités de fixation du prix des services ou des biens en vente afin d’éviter les problèmes lors de l’opération commerciale.
Les CGV : Obligatoires ou pas ?
Les conditions générales de vente ne sont pas obligatoires entre professionnels (sauf en cas de demande), en revanche c’est une obligation légale pour le vendeur à l’égard d’un client consommateur.
Les CGV doivent inclurent les clauses suivantes :
- les conditions de vente
- le prix
- la prestation
- les réductions de prix
- les conditions de livraison
- les caractéristiques du service ou du bien
- les conditions de règlement
- le droit de rétractation (14 jours)
- les garanties pour d’éventuels vices cachés
- le droit d’opposition sur les données personnelles
Le devis
Qu’est-ce qu’un devis ?
Le devis est un document commercial rédigé par le vendeur avant la conclusion du contrat de vente avec son client. Dans la vie courante, le devis est souvent utilisé pour une prestation de service. En fait, c’est une « proposition de contrat » puisque le vendeur s’engage à réaliser la prestation indiquée au prix indiqué.
Si le client signe le devis, il s’engage à payer le prix indiqué sur le document en respectant également les conditions prévues sur le devis.
Le devis est-il obligatoire ?
Le vendeur n’a pas l’obligation de rédiger un devis si son client est un professionnel.
Dans une relation commerciale B to C, le professionnel peut être obligé d’établir un devis.
Il existe des prestations pour lesquelles le vendeur a l’obligation de rédiger un devis : produits d’optique, travaux supérieurs à 150 €, soins médicaux (honoraires supérieurs à 70 €), services à la personne dépassant 100 €, déménagement.
La loi n’impose pas la rédaction d’un devis, mais celle-ci est fortement recommandée.
À quoi sert un devis ?
- Le devis, une fois signé, devient une sorte de contrat entre le vendeur et son client. Le professionnel doit fournir la prestation et le client doit payé le prix indiqué sur le document.
- Indirectement, le vendeur, en proposant un devis, fait preuve de crédibilité envers son client.
- Enfin, le vendeur exécute son obligation légale précontractuelle.
Le bon de commande
Qu’est-ce qu’un bon de commande ?
Le bon de commande est un document commercial établi par le vendeur et signé par le client. À partir du moment de la signature, le preuve de l’accord entre les deux parties n’est plus à démontrer. Le bon de commande est plus souvent utilisé lors de la vente de biens.
La signature du client est l’élément déclencheur de l’obligation de livrer la marchandise mais également de la réceptionner (et de payer).
Le bon de commande est-il obligatoire ?
Le bon de commande n’est pas obligatoire, mais souvent utilisé car il peut servir de preuve en cas de litige.
Le bon de livraison
Qu’est-ce qu’un bon de livraison ?
Le bon de livraison est un document commercial rédigé par le fournisseur de biens ou de services. Le client reçoit le document lorsque la prestation de service est terminée ou lorsqu’il reçoit les marchandises.
Le bon de livraison est la preuve que la livraison a bien eu lieu dans les conditions prévues initialement entre les deux parties.
Le bon de livraison est-il obligatoire ?
Le bon de livraison n’est pas obligatoire, mais souvent utilisé car il peut servir de preuve en cas de litige. Lorsqu’il est établi, des mentions obligatoires doivent apparaître sur le document :
- date de livraison
- numéro de commande
- informations légales de l’entreprise (siège social, numéro de RCS, capital social, forme sociale e l’entreprise…)
- coordonnées du client
- nature des biens
La facture
Qu’est-ce qu’une facture ?
La facture est un document commercial rédigée en deux exemplaires par le vendeur qui montre tous les éléments de la transaction de façon détaillée passée entre le vendeur et son client.
La facture est-elle obligatoire ?
L’établissement d’une facture est obligatoire entre professionnels mais reste facultatif lorsque le client est un particulier.
Conclusion
Afin d’éviter des litiges voire des impayés, le vendeur doit rédiger des documents commerciaux conformes. Des sanctions pénales, fiscales et civiles sont également prévues en cas de documents commerciaux non conformes.
Si vous souhaitez appliquer tout ce que vous venez d’apprendre, je vous invite fortement à lire mon article sur les exercices corrigés de gestion 21 Exercices Facture de doit et d’avoir.
Voilà, maintenant vous maîtrisez le chapitre sur les documents commerciaux. Vous n’avez plus d’excuses pour obtenir une excellente note à l’épreuve de Gestion Opérationnelle !
Très intéressant
C’est vraiment nécessaire pour un bon comptable de comprendre bien tout ces documents
Bonjour Kalifa À Thienou,
Merci pour ce commentaire.